電子納品を行うときに注意すること
本文を音声で聴く建設ＣＡＬＳ／ＥＣの一環として取り組む電子納品について、電子納品の本質をよく理解して、適切な電子納品の推進を行いましょう。
そのためには、どのような点に配慮して取り組むできかを記載していますので業務の参考にしてください。
何のために行うのか？
電子納品は、何のために行うのかというと、おおむね次のようなことが揚げられます
- 保管スペースのための縮減
- 普段からペーパーレスで電子データのやりとりを行い、省資源化を行うため（デジタルカメラの使用も同じ主旨）
- 移動コストを減らすため（ＣＯ２、ＮＯＸ等の縮減含む）
- 情報の共有化（過去工事を参考にする、過去の設計・土質調査・測量等を参考にする）
配慮すべき事項は？
上記のように、ＣＡＬＳ（電子納品）には様々なメリットがあり、効率的な業務の改善に寄与するものです。
そこで電子納品を行う場合に注意すべき点について考えると次のようなことがあります。
- 無駄な電子化を行わない。
- サーバーで検索しやすいこと。
無駄なデータを電子化しない
電子納品は、従来の紙媒体のデータを全てデジタル化するのではありません。
京都府の実施マニュアルに記載のあるように、電子化が非効率な書類は電子納品の対象としなくてもよいとされています。
これは、工事であれば製品カタログや安全訓練に使用した参考資料等、将来、情報共有として見ないもの、サーバーにあっても意味のないもの等は電子納品の対象としないということです。
従って、何を将来情報共有することが必要かを十分考えて上で、どのような拡張子の形式でどのように電子化するかを考えて取り組むことが必要であり、事前チェックシートを作成する際に、監督職員と十分協議調整してから進めましょう。
サーバーに保管することを配慮する
先に述べたように、電子納品の成果は、ＣＤ－Ｒ（協議によりＤＶＤ－Ｒも可能）に保存してあればよいのではなく、情報共有化のために行っているのであることから、サーバーに保管する上で配慮すべき点があります。
サーバー上で検索できるか
一つは、サーバーで検索が可能かということです。
INDEX.XMLに契約番号等の発注者指示の項目を入力することとしているのは、サーバーで検索が容易にするためです。
この場合、業務の名称などが確定しているときは、契約番号などで検索しますが、位置だけとか業務の形態で検索しようとするときは、業務の内容や工種・業務キーワードなどが漏れなく入力されていないと検索ができづらくなります。
そのために、
- INDEX.XMLに入力漏れをしない
- キーワードの入力漏れをしない
- 工事（業務）概要に、簡潔に要点を入力する
といったことが必要となります。ガイドラインの記入例なども確認して、漏れのないよう注意してください。（「予備」タグの入力漏れなどが多々あります。）
データは支障のない範囲で軽く作成する
一般的にＣＤ－Ｒは700メガバイトまで保存できますが、意味のない大きなファイル（例えば、位置図などが高精細で張り付けた大きなファイル）があると、無駄に容量を消費します。
これが、ただの電子ファイルということであれば、特段支障がないかも分かりませんが、電子納品はサーバーに保存し、データを共有化しようとしているので、無駄に大きな容量で作成することは適切でありません。
保管管理サーバーの容量がすぐに消費されてしまいます。
そのためには、写真や位置図、その他のオブジェクトを大きなサイズで作成しない、ファイルを圧縮するなどの対応が必要です。
- 無駄に高精細な位置図などのデータを張り付けない
- 必要に応じて、事前に リサイズ したものを張り付ける
- 張り付けた後に 圧縮 圧縮する
- PDF形式への変換時に、無駄に大きなファイルから変換し印刷品位の設定を下げるのではなく、元ファイルの大きさを適切な大きさにしてから変換すれば、むやみに印刷品位の設定を下げる必要がありません。
参考
- PDF形式の変換については、解像度・印刷品位の設定など、変換時にカスタマイズ（コンピューターで、アプリケーション-ソフトの操作方法やいろいろな設定値を利用者が使いやすいように変えること）ができます。
注意
- 圧縮してはいけないのは、PHOTOフォルダに保存するＪＰＥＧオリジナルであり、EXIF情報（撮影情報）を消してはいけないとされています。（デジタル写真管理基準）
お問い合わせ先
丹後土木事務所 企画調整室 ダイヤルイン電話 0772-22-2143
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