(目的)

第１条　この規則は、京都府公安委員会(以下「公安委員会」という。)の文書の管理に関し必要な事項を定めることにより、文書の適正な管理を確保し、もって事務の能率的な遂行を図ることを目的とする。

(定義)

第２条　この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(総括文書管理者)

第３条　京都府警察本部長(以下「本部長」という。)は、公安委員会の文書の管理に係る次に掲げる事務を行う総括文書管理者を指定するものとする。

(文書分類基準表)

第４条　文書分類基準表は、文書に係る事務の性質、内容等に応じ、大分類、中分類及び小分類の三段階で分類することができるように作成しなければならない。

(文書分類番号)

第５条　文書には、文書分類基準表に基づく文書分類番号を付すものとする。ただし、次に掲げる文書については、文書分類番号を付さないものとする。

(文書の保存の方法)

第６条　文書は、公安委員会が適切に管理し得る場所において、文書以外のものと区分して適切に保存するものとする。

(文書の保存期間)

第７条　文書については、次条に規定する起算日から、次の表の左欄に掲げる文書の種別に応じ、それぞれ同表の右欄に掲げる期間が経過する日までの間、保存しなければならない。

(保存期間の起算)

第８条　文書(1年未満文書を除く。)の保存期間は、当該文書の完結の日の属する年の翌年(会計に関する文書等会計年度により管理することが適当な文書にあっては、当該文書の完結の日の属する会計年度の翌会計年度)の初日から起算するものとする。

(保存期間の延長)

第９条　次の表の左欄に掲げる文書については、第７条の規定にかかわらず、保存期間の満了する日後においても、その区分に応じてそれぞれ同表の右欄に掲げる期間が経過する日までの間保存期間を延長するものとする。この場合において、一の区分に該当する文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存するものとする。

第10条　委員長は、保存期間が満了する文書のうち、保存期間が満了した後も引き続き保存を必要とするものがあるときは、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とする。

(文書の廃棄)

第11条　保存期間が満了した文書については、文書の内容及び媒体に応じた方法により廃棄するものとする。この場合において、当該文書に京都府情報公開条例第６条各号に掲げる非公開情報(以下「非公開情報」という。)が記録されているときは、当該非公開情報が漏えいしないよう適切な方法により廃棄するものとする。

(保存期間満了前の廃棄)

第12条　委員長は、保存期間が満了していない文書のうち、保存の必要がないと認めるものについては、当該保存期間が満了する前に当該文書を廃棄することができる。

(完結した文書の編冊)

第13条　完結した文書は、完結の都度、文書ファイルに編冊するものとする。ただし、文書ファイルに編冊し難い場合は、この限りでない。

(文書ファイル管理簿)

第14条　文書ファイル(単独で管理されている保存期間が１年以上のものに限る。)については、文書ファイル管理簿により管理するものとする。

(法令等との関係)

第15条　法令等の規定に基づき文書の分類、作成、保存及び廃棄その他の文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては、当該事項については、当該法令等の定めるところによる。

(委任)

第16条　この規則に定めるもののほか、公安委員会の文書の管理に係る事務に関し必要な事項は、本部長が定めるところによる。