(趣旨)

第１条　この規則は、京都府労働委員会(以下「委員会」という。)における事務の専行及び代行、公印の管理並びに文書等の処理、方式、施行手続並びに整理及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第２条　この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(事務の専行)

第３条　事務局長、次長及び課長は、会長の決裁すべき事項のうち、別表第１に掲げる事項を専行することができる。

(類推による専行)

第４条　前条に規定する専行事項以外の事務であっても、これらの規定による専行事項に類すると認められる事項については、前条の規定の例により、それぞれ適宜専行することができる。

(専行の制限)

第５条　前２条の規定による専行事項であっても重要又は異例に属すると認められるものについては、これらの規定にかかわらず、上司の決裁を受けなければならない。

(事務の代行)

第６条　事務局長が不在のときは、次長が代行し、事務局長及び次長がともに不在のときは、その事務を分掌する課(以下「主務課」という。)の課長がその事務を代行する。

(代行の禁止等)

第７条　前条に規定する事務の代行は、重要又は異例に属する事項についてはすることができない。ただし、あらかじめ処理の方針を示したもの又は緊急やむを得ないときは、この限りでない。

(公印の形状等)

第８条　公印の形状、寸法及び使用区分は、別表第２のとおりとする。

(公印の管理)

第９条　公印は、すべて総務調整課長が管理する。ただし、特に必要と認めるときは、主務課の課長に管理させることができる。

(公印台帳)

第10条　総務調整課においては、公印台帳(別記第１号様式)を備え、公印の新調、改刻又は廃止の都度必要事項を記載し、整理しなければならない。

(処理の原則)

第11条　文書等は、正確、迅速に取り扱い、事務の円滑適正を図り、かつ、事務能率の向上に役立つように処理しなければならない。

(文書等の収受)

第12条　事務局に到達した文書等及び物品については、総務調整課において受領し、次により処理するものとする。

(郵便料金不足等の処理)

第13条　郵便料金の未納又は不足の文書等又は物品が到達したときは、発信者が官公庁であるとき又は公務に関し必要と認められるものに限り、その未納又は不足の料金を納付して受領することができる。

(親展文書の処理)

第14条　第12条第１項第６号の規定により、会長又は事務局長あて親展文書の配布を受けた総務調整課長は、封かんのままあて名人に提出し、その閲覧を経た後、主務課の課長に配布する。

(例規文書の処理)

第15条　重要な通知等例規となる文書等は、電子文書にあっては支援システムに例規である旨の記録を、文書にあってはその欄外に例規である旨を表示して処理するとともに、必要のあるものについては、その写しを関係課に配信し、又は配布するものとする。

(主務課で直接受領した文書等の処理)

第16条　主務課において第12条の規定による手続を経ないで文書等及び物品を受領したときは、同条の規定に準じて処理するものとする。

(電話の処理)

第17条　電話をもって受けた重要な事項は、連絡事項処理用紙(別記第６号様式)にその要領を記載し、上司の閲覧に供さなければならない。

(処理の責任)

第18条　文書等の処理は、配布を受け、又は収受した主務課の課長の責任とする。

(文書等の経過の把握)

第19条　文書等の収受、発送等その経過については、支援システムに記録することにより明らかにしなければならない。

(文書主任の設置等)

第20条　各課長は、文書事務を円滑に行うため、当該課の職員のうちから適当と認める者を文書主任に指定するものとする。

(文書等の書き方)

第21条　文書等は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、それぞれの定めるところによる。

(起案)

第22条　起案は、支援システムに件名、起案を行うべき理由の生じた日その他必要な事項を入力し、電子文書として処理しなければならない。ただし、これにより難い場合は、起案用紙(別記第７号様式)を用いて行うことができる。

(付せん等による処理)

第23条　起案で軽易なものは、支援システム又は起案用紙を用いず、付せん、帳簿、文書等の余白等をもって処理することができる。

(特殊取扱い)

第24条　起案で特殊の取扱いを要するものについては、その必要に応じ、「秘」、「例規」、「至急」、「親展」、「配達証明」等その要領を支援システムにより記録し、又は起案用紙の欄外に朱書しなければならない。

(決裁)

第25条　起案は、第２章の規定により決裁を受けなければならない。

(合議)

第26条　起案で他課に関係のあるものは、事務局長の決裁前にその課に合議しなければならない。

(決裁文書の処理)

第27条　起案用紙を用いた起案の決裁を受けたときは、決裁年月日を起案用紙に記入し、支援システムにより記録しなければならない。

(供覧)

第28条　文書等の供覧は、支援システムに当該文書等の件名、供覧を行うべき理由の生じた日その他必要な事項を入力し、電子文書として処理しなければならない。ただし、これにより難い場合は、供覧用紙(別記第８号様式)を用いて行うことができる。

(件名目録)

第29条　文書等が完結したときは、その文書等の件名等必要な事項を支援システムに記録し、必要に応じ支援システムに記録された事項を出力することにより、直ちに件名目録(別記第９号様式)の形式で書面を作成できるようにしなければならない。

(文書等の種類)

第30条　文書等の種類は、次のとおりとする。

(文書等の記号及び番号)

第31条　文書等には、次により記号及び番号を付けなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

(公示の方式)

第32条　告示及び公告は、京都府公報に登載して行う。

(日付)

第33条　施行する文書等の日付は、特に期日を指定したものを除くほか、施行する日の日付を用いなければならない。

(発信者名)

第34条　施行する文書等の発信者名は、その文書等の内容により委員会名、会長名、審査委員長名、審査委員名、あっせん員名、調停委員長名、仲裁委員長名、事務局名、事務局長名又は課長名を用いるものとする。

(文書等の施行)

第35条　施行する文書等には、次の各号に掲げる施行の区分に応じ、当該各号に定める措置をとらなければならない。ただし、軽易な文書等については、この限りでない。

第36条　削除

(発送番号)

第37条　新たに発送番号を必要とする文書等は、記号及び番号を支援システムにより記録しなければならない。

(浄書及び校合)

第38条　施行する文書等は、主務課において浄書校合しなければならない。ただし、機密に属する文書等にあっては、起案者自らこれを行わなければならない。

(公印の押印の手続)

第39条　公印の押印をしようとするときは、総務調整課長(主務課の課長が公印を管理する場合にあっては、主務課の課長)に申し出て、その承認を受けなければならない。

(発送等)

第40条　文書等の発送は、郵便又は運送便により行う。

(文書等の管理の原則)

第41条　文書等は常に事務能率の向上に役立てるため、容易かつ迅速に検索できるよう整理し、管理しなければならない。

(完結文書の整理等)

第42条　完結文書は、別表第３に掲げる分類により、暦年(会計年度により区分する文書にあっては、会計年度)ごとに整理しなければならない。ただし、主務課の課長と総務調整課長が協議の結果、文書管理上支障がないものと認めた場合は、２以上の暦年分(会計年度により区分する文書にあっては、２以上の会計年度分)の文書をまとめて整理することができるものとする。

(電子文書の整理)

第43条　電子文書を前条の規定により整理するときは、完結の都度、支援システムに記録して行うものとする。

(電子文書以外の文書等の整理)

第43条の２　電子文書以外の文書等を第42条の規定により整理するときは、完結の都度、簿冊ファイル(別記第11号様式)に編てつして行うものとする。ただし、簿冊ファイルに編てつしがたいと認められるときは、簿冊シール(別記第12号様式)を表紙及び背表紙に張り付けたファイルに編てつすることができる。

(完結文書の保存年数等)

第44条　完結文書は、その保存年数を次の５種類に分類して保存しなければならない。

(完結文書の保管及び保存)

第45条　完結文書は、主務課において一定の場所に保管し、又は保存しなければならない。

(電子文書以外の未完結文書の保管)

第46条　電子文書以外の未完結文書(第42条第２項の規定により整理するものを除く。)は、主務課において、文書にあっては一定の区分ごとに整理し一定の場所に保管し、電磁的記録にあっては一定の区分ごとに専用のフォルダを作成し保管しなければならない。

(文書等の廃棄)

第47条　保存年数が経過した文書等は、事務局長の決裁を経て廃棄する。ただし、引き続き保存の必要があるものについては、主務課の課長は、適宜の処置を講じるものとする。

(文書等の持ち出し等の禁止)

第48条　文書等は、公務のため特に必要があり、あらかじめ事務局長の承認を得た場合を除いて、他に持ち出してはならない。外部のものから謄写又は閲覧を求められたときにおいても、また同様とする。

(事務局長への委任)

第49条　この規則に定めるもののほか、この規則の施行に関し必要な事項は、事務局長が定める。