２　文書取扱主任は、事務職員の中からこれを充てる。

３　文書取扱主任は、次に掲げる事務を処理する。

２　文書等のうち次に掲げるものは、収発件名簿の記載を省略することができる。

３　担当者は、配布を受けた文書等のうち担当に属さないものがあるときは、直ちに文書取扱主任に回付しなければならない。

２　前項の規定により収受した文書等及び物品に係る領収証は、郵便切手受払簿等にはり付け、保存しておかなければならない。

２　文書の起案は、次に掲げるものを除き、回議書(別記第５号様式)を用いなければならない。

３　前２項の規定にかかわらず、経費の支出その他支援システムにおいて処理しなければならない事案については、支援システムに件名、起案を行うべき理由の生じた日その他必要な事項を入力し、電子文書として処理しなければならない。

４　起案しようとするときは、文書分類(当該文書について適用すべき第27条第１項に規定する文書分類をいう。以下第25条第２項において同じ。)を当該起案に明示しなければならない。

５　起案は、１案件１起案とし、同一事案で数回にわたり起案を重ねるものは、その完結に至るまでその都度関係書類を添付しなければならない。

２　起案には、決裁権者が決裁するに当たり一読して判断ができるように、起案理由、経過、関係法規その他参考となる事項を付記し、かつ、関係書類を添付しなければならない。ただし、事案が定例又は簡易なものについては、これを省略することができる。

３　起案文書は、次に掲げる要領により、とじなければならない。

２　文書取扱主任は、起案の用字、用語、書式等について審査し、不適当なものがあるときには、これを補正し、又は改めさせることができる。

２　担当者は、支援システムによる決裁が終了したときに、その文書等の件名等必要な事項を支援システムに記録し、必要に応じ支援システムに記録された事項を出力することにより、直ちに件名目録(別記第６号様式)の形式で書面を作成できるようにしなければならない。

２　施行は、決裁を受けた後、速やかに行わねばならない。

２　前項の規定により事前押印するに当たつては、公印規程に基づき公印記録簿に必要事項を記入するとともに、各証明書発行簿(別記第７号様式)に記載し、その管理を厳正にしなければならない。

２　前項の場合において、小包又は特別な包装により発送する文書等及び物品は、担当者において荷造りし、あて先を記入しなければならない。

３　文書取扱主任は、文書等及び物品の発送をしたときは、当該回議書に発送の年月日を記入するとともに、収発件名簿に処理経過を記入しなければならない。

２　前項の簿冊は、担当者が、文書取扱主任の指示を受けて年度始めに作成するものとし、その表紙及び背表紙には、簿冊名、完結年度、文書分類、保存年数及び保存期限を明記するとともに、件名目録を表紙の次にとじておかなければならない。ただし、所定の簿冊に編てつしがたいものについては、その文書等に標題等を付け、一定のまとまりごとに整理し、管理するものとする。

３　決裁又は供覧を経ない文書等のうち、事務長が必要と認めるものについては、前項の規定に準じ整理するものとする。

４　電子文書については、会計年度ごとに、完結の都度、支援システムに記録することにより整理し、管理するものとする。

２　決裁又は供覧を経ない文書等は、事務処理上必要な期間保存するものとする。

３　第１項の保存年数は、当該文書等の処理が完結した日の属する会計年度の翌年度の初日から起算する。

４　収受した文書等で例規となるものその他の前項に規定する保存年数の起算点から起算してその保管し、又は保存すべき期間を定めがたい文書等の保存年数は、第１項第１号に掲げる保存年数とする。

２　文書等の保存年数は、文書分類表の補助分類欄の区分に応じ、同表の保存年数欄に掲げるとおりとする。ただし、法令等に保存年数の定めのあるときは、当該法令等の定めるところによる。

２　文書等は、容易かつ迅速に検索できるよう、常に整理して保存しておかなければならない。

２　文書取扱主任は、保存年数を経過した文書等であつても、関係職員の請求があり、その必要を認めるときには、校長の決裁を得て、期間を限りこれを保存することができる。

３　前２項の規定により廃棄又は保存するときは、文書保存台帳に所要事項を記入しなければならない。

４　文書等の廃棄は、溶解又は焼却により行わなければならない。ただし、電磁的記録の廃棄は、その記録を消去する方法によるほか、消去しがたい場合には、記録が判読できないような処理をする等適切な処置をして当該記録が記録されている媒体を処分するものとする。

２　借覧期間は、10日以内とする。

３　事務長は、必要がある場合には、閲覧の一時停止又は借覧期間中の貸出文書の返還を求めることができる。

４　閲覧又は借覧した文書等は、転貸、抜取り、追補、訂正等をしてはならない。

５　保存中の文書等を破損又は紛失した者は、直ちに事務長に報告しなければならない。この場合において、事務長は、その旨を文書保存台帳に明記しておかなければならない。

２　前項の申請書には、持ち出す文書等の名称、返却期限、持出し理由等を記入しなければならない。

(施行期日)

１　この訓令は、昭和63年４月１日から施行する。

(府立学校の事務等に関する規程の一部改正)

２　府立学校の事務等に関する規程(昭和48年京都府教育委員会教育長訓令第６号)の一部を次のように改正する。

(経過措置)

３　この訓令の施行前に、府立学校文書等取扱要領(昭和54年３月30日付け４教管第63号教育長通知。以下「取扱要領」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、この訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

４　この訓令施行の際、取扱要領に定められた様式の用紙があるときは、この訓令に定める様式について、当該用紙が残存する間、これを使用することができる。

この訓令は、平成２年４月１日から施行する。

１　この訓令は、平成６年４月１日から施行する。

２　この訓令施行の際、改正前の各訓令に規定する様式により作成された用紙類があるときは、当分の間、必要な調整をして、使用することができる。

この訓令は、平成８年10月１日から施行する。

この訓令は、平成13年４月１日から施行する。

この訓令は、平成15年４月１日から施行する。

この訓令は、平成15年９月１日から施行する。

この訓令は、平成16年４月１日から施行する。

１　この訓令は、平成16年９月１日から施行する。

２　この訓令による改正後の京都府立学校文書取扱規程の別表第１の規定にかかわらず、平成17年３月31日までの間は、この訓令による改正前の京都府立学校文書取扱規程の別表第１に掲げる京都府立舞鶴養護学校に係る文書番号を引き続き付する。

この訓令は、平成17年４月１日から施行する。

この訓令は、平成17年９月１日から施行する。

この訓令は、平成18年９月１日から施行する。ただし、別表第１の改正規定中京都府立八幡高等学校の項及び京都府立南八幡高等学校の項に係る部分については、平成19年４月１日から施行する。

(施行期日等)

１　この訓令は、平成19年４月１日から施行する。

２　この訓令による改正後の京都府立学校文書取扱規程(以下「改正後の規程」という。)の規定は、平成19年度以降に完結する文書等について適用する。

(経過措置)

３　平成18年度以前に完結した文書等のうち、各校長が適当と認めるものについては、改正後の規程に基づいて整理するものとする。

４　この訓令の施行前にした支援システムによる起案、決裁その他の行為は、改正後の規程の相当規定によってしたものとみなす。

５　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の京都府立学校文書取扱規程に規定する様式による用紙がある場合は、当該用紙が残存する間、改正後の規程に規定する様式によったものとみなし、これを使用することができる。

この訓令は、平成20年９月１日から施行する。ただし、別表第１の改正規定中京都府立城南高等学校の項及び京都府立西宇治高等学校の項に係る部分については、平成21年４月１日から施行する。

この訓令は、平成21年４月１日から施行する。

この訓令は、平成21年９月１日から施行する。

この訓令は、平成22年９月１日から施行する。

この訓令は、平成23年４月１日から施行する。

この訓令は、平成24年４月１日から施行する。

この訓令は、平成26年９月１日から施行する。

(施行期日等)

１　この訓令は、平成29年３月17日から施行する。

２　この訓令による改正後の京都府立学校文書取扱規程(以下「改正後の規程」という。)の規定は、平成28年度以後に完結する文書等について適用する。

(経過措置)

３　平成27年度以前に完結した文書等のうち、各校長が適当と認めるものについては、改正後の規程に基づいて整理するものとする。

この訓令は、平成29年９月１日から施行する。

この訓令は、令和元年９月１日から施行する。ただし、次の各号に掲げる規定は、当該各号に定める日から施行する。

この訓令は、令和３年９月１日から施行する。