○京都府収用委員会文書管理規程
平成14年６月21日
京都府収用委員会訓令第１号
京都府収用委員会文書管理規程を次のように定める。
京都府収用委員会文書管理規程
(趣旨)
第１条 この規程は、土地収用法(昭和26年法律第219号)第59条の規定により京都府収用委員会(以下「収用委員会」という。)における文書の管理に関し、京都府収用委員会運営規則(平成11年京都府収用委員会規則第１号。以下「運営規則」という。)第18条の規定により、必要な事項を定めるものとする。
(１) 文書等 収用委員会事務局(以下「事務局」という。)の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)及び電磁的記録をいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他これらに類するものを除く。
(２) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
(３) 電子文書 電磁的記録のうち支援システムによる情報処理の用に供するため、支援システムに記録されたものをいう。
(４) 支援システム 電子計算機を利用して文書等の収受、起案、決裁、保管、廃棄等の事務処理及び文書等に係る情報の総合的な管理等を行う情報処理システムをいう。
(５) オンライン事務処理装置 電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により、許認可、入札その他の事務処理を行うことができる装置をいう。
(６) 供覧 関係者の閲覧に供することをいう。
(７) 原議 起案をする文書等で決裁を終わったものをいう。
(８) 例規 事務処理の基本方針又は法令の解釈についての国土交通省の通達その他委員会の運営に関する規程をいう。
(９) 完結 起案をする文書等にあっては決裁又は施行の終了を、供覧をする文書等にあっては供覧の終了をいう。
(10) 保管 文書等を事務室において整理して管理することをいう。
(11) 保存 文書等を事務室から書庫に置き換え、整理して管理することをいう。
(12) 保存年数 文書等が完結した年度の翌年度から起算し、当該文書等を保管又は保存しておく所定の年数をいう。
(13) 保存期限 文書等が完結した年度の翌年度から起算した保存年数の最終年度をいう。
(14) 常用文書 使用する文書等として必要な期間保管することが適当であると認める文書をいう。
(平18収委訓令１・一部改正)
(文書等管理の基本)
第３条 事務は、文書等による処理を基本とし、その文書等の整理に当たっては、事務能率の向上に役立てるため、容易かつ迅速に検索できるよう適正に管理しなければならない。
２ 職員は、文書管理の確立に努めなければならない。
３ 文書等は、必要があるときは、記録媒体の変換をすることができる。
(平18収委訓令１・一部改正)
(文書等の管理)
第４条 事務局長は、事務局における文書事務を総括する。
２ 職員は、文書等を迅速かつ正確に処理し、事務能率に資するよう整理し、適正な保管及び保存に努めなければならない。
(平18収委訓令１・一部改正)
(文書主任)
第５条 文書事務の管理を適正かつ円滑に行うため、事務局に文書主任を置き、事務局長が指名する職員をもって充てる。
２ 文書主任は、事務局長の命を受け、次に掲げる事務を行うものとする。
(１) 文書情報の管理に関すること。
(２) 文書等の審査に関すること。
(３) 支援システムに関すること。
(４) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(平18収委訓令１・一部改正)
(文書等の収受)
第６条 収用委員会に到達した文書等及び物品については、次により処理するものとする。
(１) 親展でない文書等は、開封し、支援システムに件名その他必要な事項を記録し、その文書等の余白(オンライン事務処理装置を介した電磁的記録にあっては当該記録を出力した用紙の余白(受信した電磁的記録を支援システムに記録したときを除く。)、磁気ディスク、磁気テープ等の記録媒体にあっては当該記録媒体。以下同じ。)に文書収受印(別記第１号様式)を押し、かつ、文書番号を記入する。
(２) 前号の規定は次に掲げる文書等には適用しないこととする。
ア 請求書、領収書、見積書、送状及びあいさつ状
イ 京都府会計規則(昭和52年京都府規則第６号)に基づき提出する計算書類
ウ 回答等の事務処理を要しないと認められる諸報告
エ その他軽易な文書等であって回答等の事務処理を要しないと認められるもの
(３) 親展文書は、封かんのまま親展文書配布簿(別記第２号様式)に記載し、直接あて名の者に配布する。
(４) 親展文書であっても、あて名人が開封した後、委員会において処理が必要な文書にあっては、第１号の規定により処理する。
(平18収委訓令１・一部改正)
(電話等の処理)
第７条 電話又は応対等によって受けた重要な事項は、連絡事項処理用紙(別記第３号様式)にその要領を記録し、供覧しなければならない。
(平18収委訓令１・一部改正)
(文書の書き方)
第８条 文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、それぞれの定めるところによる。
(１) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの
(２) 他の官公署等から様式を縦書きと指定されたもの
(３) 祝辞、弔辞その他これに類するもので、縦書きを慣例とするもの
(４) 前３号に掲げるもののほか、特に縦書きを必要と認めるもの
(発信者名)
第９条 文書の発信者名は、法令及び運営規則に基づき委員会の権限とされている事項にあっては、委員会名を用い、会長の権限とされている事項にあっては、会長名を用いなければならない。ただし、一般文書等で軽易なものについては、事務局長名等を用いることができる。
(起案)
第10条 起案は、支援システムに件名、起案を行うべき理由の生じた日その他必要な事項を入力し、電子文書として処理しなければならない。ただし、これにより難い場合は、起案用紙(別記第４号様式)を用いて行うことができる。
２ 起案には、簡明な件名を付け、必要に応じ、次に掲げる事項を記録し、又は付けなければならない。
(１) 伺い文(起案を行うべき理由)
(２) 文案
(３) 準拠法案
(４) 予算関係資料
(５) 関連文書(既に支援システムに記録されている起案等で当該起案に関係のある電子文書をいう。)
(６) その他参考資料
３ 起案で次の各号のいずれかに該当するものは、支援システム又は起案用紙によらないことができる。
(１) 常例のもので一定の簿冊により処理できるもの
(２) 軽易なもので付せん又は文書等の余白をもって処理できるもの
(３) あらかじめ記入用紙の定められているもの
４ 起案しようとするときは、別表に掲げる分類及び保存年数を当該起案に明示しなければならない。
(平18収委訓令１・一部改正)
(原議の処理)
第11条 起案用紙を用いた起案の原議には、決裁年月日、番号、施行年月日等を記入し、支援システムにより記録しなければならない。
(平18収委訓令１・一部改正)
(供覧)
第12条 起案による処理を要しない文書等は、供覧するものとする。
３ 供覧をする文書等の内軽易なものについては、当該文書等の余白で処理することができる。
４ 第10条第３項の規定は、文書等を供覧する場合について準用する。
(平18収委訓令１・一部改正)
(件名目録への記入)
第13条 完結後、その文書等の件名等必要な事項を、支援システムに記録し、必要に応じ支援システムに記録された事項を出力することにより、直ちに件名目録(別記第６号様式)の形式で書面を作成できるようにしなければならない。
(平18収委訓令１・一部改正)
(文書等の種類)
第14条 文書等の種類は、次のとおりとする。
(１) 告示 法令の規定に基づき決定又は処分した事項その他一定の事項を公示するもの
(２) 訓令 職員に対し、職務の執行に関して指揮命令するもの
(３) 指令 申請に基づき許可等の行政処分をするもの
(４) 裁決関係文書 裁決申請又は明渡裁決の申立てに対して委員会が裁決するもの
(５) 一般文書 前各号に定める文書以外のもの
(平18収委訓令１・一部改正)
(１) 告示の番号は、「京都府収用委員会告示」と表示するものとし、その番号は、それぞれ毎年１月に起こし、追次番号とし、この記号の右に付するものとする。
(２) 訓令の記号は、「京都府収用委員会訓令」と表示するものとし、その番号は、それぞれ毎年１月に起こし、追次番号とし、この記号の右に付するものとする。
(３) 指令の記号は、「京都府収用委員会指令」と表示するものとし、その右にその年次の一桁に当たる数字(0となる場合にあっては、二桁の数字)を付し、その右に「京収」を付し、その番号は、それぞれ毎年１月に起こし、追次番号とし、この記号の右に付するものとする。
(４) 裁決関係文書及び一般文書の記号は、その年次の一桁に当たる数字(0になる場合にあっては、二桁の数字)の右に、「京収」を加えるものとし、その番号は、それぞれ毎年１月に起こし、追次番号とし、この記号の右に付するものとする。
(平18収委訓令１・一部改正)
(文書等の保管、保存等)
第16条 完結した文書等は、別表に定める文書分類に従って、保管し、又は保存しなければならない。
２ 電子文書を前項の規定により保管又は保存するときは、完結の都度、支援システムに記録して行うものとする。
４ 完結した文書等は、その完結した年度の翌年１年間保管した後、保存年数が１年の文書、常用文書及び争訟関係文書を除き、保存しなければならない。
５ 常用文書及び争訟関係文書の保存は、保管すべき必要な期間が経過し、かつ、保存期限が到来していないものは、速やかに保存しなければならない。
(平18収委訓令１・一部改正)
(文書等の廃棄決定等)
第17条 事務局長は、保存期限が到来し、かつ、保存期限の延長を必要としない保存されている文書等については、会長の決裁を経て廃棄の決定及び処分をしなければならない。
２ 文書等の廃棄は、溶解又は焼却により行わなければならない。ただし、電磁的記録の廃棄は、記録の消去その他の記録が判読できない方法により処理を行わなければならない。
(平18収委訓令１・一部改正)
(準用)
第18条 文書等の処理及び作成については、この訓令に定めるもののほか、京都府文書規程(昭和30年京都府訓令第26号)及び京都府例文(昭和43年京都府訓令第15号)の例による。
２ 文書等の保管、保存等については、この規程に定めるもののほか、京都府文書の保管、保存等に関する規程(昭和63年京都府訓令第５号)の例による。
(平18収委訓令１・一部改正)
附則
この訓令は、平成14年６月21日から施行し、平成14年６月１日から適用する。
附則(平成18年収委訓令第１号)
この訓令は、平成18年４月１日から施行する。
附則(平成28年収委訓令第１号)
この訓令は、平成28年４月１日から施行する。
別表
(平18収委訓令１・全改、平28収委訓令１・一部改正)
文書分類表
第１分類 | 第２分類 | 第３分類 | 補助分類 | 保存年数 |
収用委員会 | ０ 収用委員会 | ０ 一般 | ０ 例規 | 永 |
１ 一般(軽易) | １ | |||
２ 一般 | ５ | |||
３ 会議・調査 | ５ | |||
４ 協議会 | ５ | |||
５ 表彰 | 10 | |||
６ 広聴・広報 | １ | |||
１ 法規 | ０ 例規 | 永 | ||
１ 規則 | 永 | |||
２ 公示 | 永 | |||
３ 訓令 | 永 | |||
２ 人事 | ０ 例規 | 永 | ||
１ 人事(軽易) | １ | |||
２ 人事 | ５ | |||
３ 任免 | 10 | |||
４ 非常勤職員 | ５ | |||
５ 職員研修 | １ | |||
３ 文書 | ０ 例規 | 永 | ||
１ 一般 | １ | |||
２ 文書収発 | １ | |||
３ 文書分類 | 永 | |||
４ 公印 | 永 | |||
５ 押印 | １ | |||
６ 文書管理 | 永 | |||
７ 刊行物 | 永 | |||
４ 委員会 | ０ 一般 | ５ | ||
１ 議案 | 永 | |||
２ 議事録 | 永 | |||
３ 指名委員 | 永 | |||
５ 情報公開 | ０ 例規 | 永 | ||
１ 情報公開 | １ | |||
２ 公開請求 | ５ | |||
３ 審査請求 | 永 | |||
６ 個人情報保護 | ０ 例規 | 永 | ||
１ 個人情報保護 | １ | |||
２ 開示請求・是正申出 | ５ | |||
３ 審査請求 | 永 | |||
４ 企画 | 永 | |||
５ 事務登録 | 永 | |||
６ 事業者指導 | 10 | |||
７ 収用又は使用 | ０ 例規 | 永 | ||
１ 一般 | ５ | |||
２ 裁決手続 | 10 | |||
３ 意見書 | 10 | |||
４ 調査・鑑定 | 10 | |||
５ 審理録 | 永 | |||
６ 権利取得裁決 | 永 | |||
７ 明渡裁決 | 永 | |||
８ 補償裁決 | 永 | |||
９ 和解 | 永 | |||
10 審査請求 | 10 | |||
11 行政訴訟 | 10 | |||
８ あつせん | ０ 例規 | 永 | ||
１ 一般 | ５ | |||
２ 会議 | ５ | |||
３ あつせん委員 | 永 | |||
９ 仲裁 | ０ 例規 | 永 | ||
１ 一般 | ５ | |||
２ 会議 | ５ | |||
３ 仲裁委員 | 永 | |||
10 協議の確認 | ０ 例規 | 永 | ||
１ 一般 | ５ | |||
２ 協議の確認手続 | 10 | |||
３ 会議 | ５ | |||
４ 協議の確認 | 永 |
(平18収委訓令１・旧第２号様式繰上)
(平18収委訓令１・旧第３号様式繰上)
(平18収委訓令１・旧第４号様式繰上)
(平18収委訓令１・追加)
(平18収委訓令１・全改)
(平18収委訓令１・旧第７号様式繰上)
